Szakértői pozíciómnak betudhatóan, illetve a 20 év körüli munkatapasztalatomnak köszönhetően viszonylag sok projektben részt vettem már és nem kevés tudást halmoztam fel. Ez persze azzal is jár, hogy a kollégák szeretnek konzultálni velem, emaileket küldeni, telefonon hívni. Van aki számonkér, sokan újabb feladatokat dobnak át, van, aki infót, segítséget szeretne. Naponta 150-200, de csúcsidőszakban még ennél is több emailt kapok, és ezekre semmilyen szín alatt nem tudok naponta válaszolni, pedig az office-etikett szerint azért illene 24 órán belül reagálni. A következő, többnyire tuti tippjeim vannak arra, hogy hogyan szortírozzam őket eredményesen.
1. Kiválasztom azokat a fontos embereket, akiktől a feladatok érkeznek. Ők nyilván a főnökeim vagy azok a kollégák, akikről tudom, hogy általában fontos kéréseik vannak, és azokat elolvasom, ill. válaszolok azonnal, vagy betervezem nagyon rövid határidővel.
2. Mappákat készítek a különböző ismétlődő és fontos folyamatoknak, mint büdzsé (számlák, szerződések, rendelések stb.), sajtófigyelő, folyamatleírások. Ha Outlook-ot használsz, akkor nagyon egyszerű a bizonyos címekről érkező emaileket a megfelelő mappába irányítani és így könnyen átlátható, hogy adott területen hányféle témát kell megoldani.
3. A fontos feladatokat beírom a Naptárba. Ez azért jó, mert előre meg tudom tervezni, hogy holnap például milyen feladatokkal foglalkozom és ha nem jön össze, mert elég sokszor nem jön össze, akkor az addig küldd emlékeztetőket, amíg törülöm őket. A Naptár arra is jó, hogy emlékeztetőket írjak be a határidőkre vonatkozóan, illetve, hogy fokozzuk a hatást, a határidőkre még külön emlékeztetőket tudok feljegyezni.
4. Minden reggel a kávéval és a teendők prioritizálásával kezdek. Ez egy nagyon fontos momentuma a napnak, ekkor döntöm el, hogy mivel foglalkozom kiemelten aznap, tehát bármi történik, annak meg kell lennie. Igyekszem még a reggeli órákban ezeket befejezni, mert később már jelentkezhetnek előreláthatatlan feladatok, ami fontosabbak, és akkor azokkal kell majd foglalkoznom.
5. Időnként sorra veszem az el nem olvasott emaileket, általában péntekenként, és akkor az apróbb, számomra nem fontos, de mások számára esetleg fontos, 2-3 hetes, hónapos emailekre válaszolok. Ha valakinek valami fontos projektje van, az nem vár ennyit, ha nem kap választ gyorsan, az rögtön hív is, ezért tehát aki ennyi idő alatt nem küldd emlékeztetőt, annak bizonyára nem fontos és talán már nem is kell megoldani. Alapvetően ugyanis abból indulok ki, hogy én a számomra fontos feladatokat követem, és azt feltételezem, hogy mindenki így van a maga projektjeit illetően.
Hozzászólások
A hozzászóláshoz add meg adataid vagy jelentkezz be Facebookkal