Öt tipp, hogy mit kezdj akkor, ha túl sok emailed érkezik

Kategória: 
Office szféra

Szakértői pozíciómnak betudhatóan, illetve a 20 év körüli munkatapasztalatomnak köszönhetően viszonylag sok projektben részt vettem már és nem kevés tudást halmoztam fel. Ez persze azzal is jár, hogy a kollégák szeretnek konzultálni velem, emaileket küldeni, telefonon hívni. Van aki számonkér, sokan újabb feladatokat dobnak át, van, aki infót, segítséget szeretne. Naponta 150-200, de csúcsidőszakban még ennél is több emailt kapok, és ezekre semmilyen szín alatt nem tudok naponta válaszolni, pedig az office-etikett szerint azért illene 24 órán belül reagálni. A következő, többnyire tuti tippjeim vannak arra, hogy hogyan szortírozzam őket eredményesen.

1. Kiválasztom azokat a fontos embereket, akiktől a feladatok érkeznek. Ők nyilván a főnökeim vagy azok a kollégák, akikről tudom, hogy általában fontos kéréseik vannak, és azokat elolvasom, ill. válaszolok azonnal, vagy betervezem nagyon rövid határidővel.


Ha túl sok mindent kell magunkkal cipelni

2. Mappákat készítek a különböző ismétlődő és fontos folyamatoknak, mint büdzsé (számlák, szerződések, rendelések stb.), sajtófigyelő, folyamatleírások. Ha Outlook-ot használsz, akkor nagyon egyszerű a bizonyos címekről érkező emaileket a megfelelő mappába irányítani és így könnyen átlátható, hogy adott területen hányféle témát kell megoldani.

3. A fontos feladatokat beírom a Naptárba. Ez azért jó, mert előre meg tudom tervezni, hogy holnap például milyen feladatokkal foglalkozom és ha nem jön össze, mert elég sokszor nem jön össze, akkor az addig küldd emlékeztetőket, amíg törülöm őket. A Naptár arra is jó, hogy emlékeztetőket írjak be a határidőkre vonatkozóan, illetve, hogy fokozzuk a hatást, a határidőkre még külön emlékeztetőket tudok feljegyezni.

4. Minden reggel a kávéval és a teendők prioritizálásával kezdek. Ez egy nagyon fontos momentuma a napnak, ekkor döntöm el, hogy mivel foglalkozom kiemelten aznap, tehát bármi történik, annak meg kell lennie. Igyekszem még a reggeli órákban ezeket befejezni, mert később már jelentkezhetnek előreláthatatlan feladatok, ami fontosabbak, és akkor azokkal kell majd foglalkoznom.

5. Időnként sorra veszem az el nem olvasott emaileket, általában péntekenként, és akkor az apróbb, számomra nem fontos, de mások számára esetleg fontos, 2-3 hetes, hónapos emailekre válaszolok. Ha valakinek valami fontos projektje van, az nem vár ennyit, ha nem kap választ gyorsan, az rögtön hív is, ezért tehát aki ennyi idő alatt nem küldd emlékeztetőt, annak bizonyára nem fontos és talán már nem is kell megoldani. Alapvetően ugyanis abból indulok ki, hogy én a számomra fontos feladatokat követem, és azt feltételezem, hogy mindenki így van a maga projektjeit illetően.

Ajánlom a cikket

Ajánlom az oldalt

Hozzászólások

A hozzászóláshoz add meg adataid vagy jelentkezz be Facebookkal

További írások

Tavasz van! Előbb fogyjál le és utána kezdj edzeni!

Van egy kis vagy nem annyira kis túlsúlyod? Hát akkor kezdj el szaladni vagy biciklizni, de lehetőleg rögtön 10 kilométerrel kezd. Ettől aztán elkezd fájni a térded és bejelentkezel egy ortopédhez. Középkorú férfiismerőseim példájából okulva ne kezdd te is rögtön a túlzásba vitt mozgással – előbb fogyj le!

3 érv, hogy miért kövesd te is a trendeket

Tudod, mi az a like, share, LI vagy twitter? Az érzelmi intelligenciáról vagy virtuális valóságról hallottál? A millennials generáció mond számodra valamit? Néhány példa arra, hogy ha egy adott területen dolgozol, miért kell tudnod arról, hogy ott mi történik. Mert másképp már nem tudsz értéket teremteni sem magadnak, sem másoknak.

Fogyásom története – hét dimenzióban

Három évvel ezelőtt 9 kilogrammot fogytam kb. 4 hónap alatt, átlagban félkiló ment le rólam hetente. Viszont azt megelőzően szintén négy hónapba tellett, amíg hozzászoktattam magam a másféle étrendhez és a rendszeres evéshez.

 

Mitől nő a nő: a nagy mellektől vagy a karizmától?

Pár éve olvastam egy kifejező Karinthy Frigyes idézetet: „Ha egyedül vagyok egy szobában, akkor ember vagyok. Ha bejön egy nő, akkor férfi lettem. És annyira vagyok férfi, amennyire nő az, aki bejött a szobába.” A lényeg: én annyira vagyok férfi, amennyire nő az, aki bejön.

Fegyelmezés: csinálja inkább valaki más...

Nehéznek érzem azt, hogy fegyelmezzem a gyermekeimet. Olyan szigorú arcot kell vágni, mint a hatnapos citrom és nem szeretem ilyennek látni magam. A nap végére már teljesen el vagyok bódulva attól, hogy a két ördögfiókát, akik bár rendkívül jóindulatú, szeretetteljes lények, időnként ki kell szakítani a létezés-öröm-játék bábból és rá kell venni arra, hogy fogat mossanak, felöltözzenek, ebédeljenek stb.