A kontroll és a hatékonyság házassága: a standardizálás

Kategória: 
Office szféra

Riporteri pályafutásom elején egy kis szerkesztőségben dolgoztam, a főszerkesztővel, tördelővel és titkárnővel együtt hatan voltunk. A titkárnő a hónapnak mindig ugyanazon napján adta a fizetést, ha pedig netán munkaidőn túl mentünk haza, senki nem akart túlórapénzt kérni, nem is tudtuk, hogy kell. Ha pedig kiszálláson voltunk, akkor adtak egy formanyomtatványt a kezünkbe, hogy ezt a célnál, X polgármesteri hivatalnál pecsételtessük le. Nem tudtam, hogy ez mire kell, nem is kérdeztem, nem is magyarázták. Mikor egy százfős cégbe kerültem, akkor szembesültem először azzal, hogy van egy leírás arra vonatkozóan, hogy mikor és milyen körülmények között utazhatok, mikor igényelhetek napidíjat és mikor nem, illetve ki hagyhatja jóvá azt a két főnököm közül, hogy utazzak.


A standardizálás biztosítja az azonos munkavégzést

A standardizálás célja, hogy minden munkavállaló hasonló módon járjon el egy adott folyamat esetében. Ennek empirikus háttere van: sok munkavállaló nagyon kreatív és ha nincs nagyon pontosan leírva egy eljárás, akkor azt a saját elképzelése szerint egészíti ki.

Egy munkafolyamat standardizálásánál alapvetően azokat érdemes munkautasításba rögzíteni, ami

a. magas pénzügyi kockázattal jár,

b. biztonsági kockázattal jár (emberek halálát, sérülését okozhatja).

Vegyünk például egy autóalkatrészeket forgalmazó céget, minden kifizetés pénzügyi rizikóval jár: nem megfelelő árut fizetünk ki, nem megfelelő határidővel, miután esetleg túl drágán vásároltunk. Az áru átvételekor a megfelelő védőfelszerelés hiányában az alkalmazottak balesetet szenvedhetnek, ami károsan hathat nemcsak a cég pénzügyi mérlegére, hanem a reputációjára is.

A munkautasítás kidolgozásánál két fő irányról beszélünk:

a. a folyamat leírása, például az áru rendelésétől az áru átvételéig,

b. a felelősségek rögzítése, ki mit tesz azért, hogy az megfelelően történjen.

Miután elkészítettük a munkautasítást számoljunk azzal, hogy ezt az érintett alkalmazottak tudomására kell hozni olyan formában, hogy azután csakis ennek megfelelően végezzék a munkájukat és amíg megtanulják azt, addig érdemes időnként ellenőrizni a végrehajtását.

Az utasítások betartása nem feltétlenül egy pozitív dolog, ellenben ezzel kontrollálni tudjuk a folyamatot, illetve be tudjuk határolni a szükséges erőforrásokat, azaz hatékonyabbá is tehetjük.

Ajánlom a cikket

Ajánlom az oldalt

Hozzászólások

A hozzászóláshoz add meg adataid vagy jelentkezz be Facebookkal

További írások

Tavasz van! Előbb fogyjál le és utána kezdj edzeni!

Van egy kis vagy nem annyira kis túlsúlyod? Hát akkor kezdj el szaladni vagy biciklizni, de lehetőleg rögtön 10 kilométerrel kezd. Ettől aztán elkezd fájni a térded és bejelentkezel egy ortopédhez. Középkorú férfiismerőseim példájából okulva ne kezdd te is rögtön a túlzásba vitt mozgással – előbb fogyj le!

3 érv, hogy miért kövesd te is a trendeket

Tudod, mi az a like, share, LI vagy twitter? Az érzelmi intelligenciáról vagy virtuális valóságról hallottál? A millennials generáció mond számodra valamit? Néhány példa arra, hogy ha egy adott területen dolgozol, miért kell tudnod arról, hogy ott mi történik. Mert másképp már nem tudsz értéket teremteni sem magadnak, sem másoknak.

Öt tipp, hogy mit kezdj akkor, ha túl sok emailed érkezik

Minden korporatista kartársam napi szinten igyekszik megbirkózni a folyamatosan érkező emailekkel: ezek száma több tíztől akár két-háromszázig is terjedhet, de nyilván a határ a csillagos ég. Legyünk őszinték, ki tud naponta kétszáz levelet átfutni, végigülni legkevesebb egy, cirka egyórás megbeszélést és közben még ugyebár telefonokra válaszolni, projekteket futtatni, az újakra pedig terveket kidolgozni? Hát senki, fölösleges is ilyen elvárásokat támasztani magunkkal szemben.

Fogyásom története – hét dimenzióban

Három évvel ezelőtt 9 kilogrammot fogytam kb. 4 hónap alatt, átlagban félkiló ment le rólam hetente. Viszont azt megelőzően szintén négy hónapba tellett, amíg hozzászoktattam magam a másféle étrendhez és a rendszeres evéshez.

 

Mitől nő a nő: a nagy mellektől vagy a karizmától?

Pár éve olvastam egy kifejező Karinthy Frigyes idézetet: „Ha egyedül vagyok egy szobában, akkor ember vagyok. Ha bejön egy nő, akkor férfi lettem. És annyira vagyok férfi, amennyire nő az, aki bejött a szobába.” A lényeg: én annyira vagyok férfi, amennyire nő az, aki bejön.